Les excellentes réunions créent l’efficacité … Elles sont d’ailleurs un des leviers indispensables de la coordination des activités.
Le problème est d’éviter de passer trop de temps dans de trop longues réunions … afin d’éviter d’avoir ses journées consumées dans des réunions non productives. Et on ne peut à la fois être en réunion et travailler à faire autres choses. Simple évidence.
Zoom sur quelques clés pour éviter les trop longues réunions :
Il faut exposer le but de la réunion lors de la présentation de l’ordre du jour. Une réunion sans but est une totale perte de temps.
Il faut établir la liste des actions à décider lors de l’établissement de l’ordre du jour, et pas des points de discussion. Et clarifiez ce qui doit être accompli.
Les participants doivent fournir leur conclusion dès qu’ils commencent à parler. Enseignez aux coéquipiers à en venir au fait rapidement, en demandant :
- Quelle est votre conclusion ?
- Quelle est votre recommandation ?
- Que voulez-vous ?
Limitez le nombre de participants à cinq ou six au maximum. Les petits groupes :
- Augmentent l’appropriation.
- Accroissent la responsabilité.
- Réduisent le temps nécessaire pour la réunion.
- Mettent en évidence les bons à rien. Ils ne peuvent pas se cacher dans de petits groupes.
Finissez à l’heure prévue. Enseignez aux participants que vous « collez » à l’ordre du jour.
Envoyez les résultats de la réunion :
- Mettez en évidence les décisions prises.
- Listez ensuite les responsabilités. La personne qui n’a pas quelque chose à faire après la réunion, ne devrait pas avoir participé à la réunion.
- Incluez les délais (« quoi, pour quand, pour qui, par qui »)
Pour en savoir +, vous pouvez également consulter l’excellent article sur ce sujet …
